随着企业多年的业务拓展，内部逐渐积累了海量的纸质文件，纸质文件在各个部门之间流转并共享时，如果不妥善分类和管理，会造成文档流转效率低下、查找困难、版本混乱；且许多优质的资料因为难以分享则无法发挥其借鉴效用；同时，对于机密性较高的文件，安全性及待改善。
一、纸质文件管理的问题：
低效的协同共享机制
纸质文件在企业各个部门流转时，需要企业员工亲自到不同级别管理者处，逐级审批，很不方便。
海量的文档分散在各个部门，类型、格式、用途不同、管理机制也不一致，因此文件流转时常常效率低下。
文件版本管理混乱
由于纸质文档分散在不同部门、不同员工手中，文件的版本繁多混乱；
版本升级后，新旧版本同时存在也会导致混乱；
版本遗失，造成知识流失；
使用错误版本，导致质量事故；
人工查找缓慢，效率低下。
文件安全隐患大
文档分散保存，隐患巨大；
文档调阅权限无法有效控制，容易导致信息泄露
二、纸质文件管理解决方案：
厦门云脉推出的纸质文件管理解决方案，可以解决以下问题：
1. 将企业内部纸质文件快速识别为电子档，并转存为可搜索的PDF格式；
2. 设置文件调阅权限，加密处理后上传至企业云端；
3. 在企业内部快速流转、批签、知识分享；
4. 除了纸质文件管理外，还可以根据公司需要，添加电子流程、项目管理、日程管理、工作日志、考勤系统、电子邮箱、公告栏、网络硬盘等近20个模块，每个模块都经大量客户实践应用，配合各产业生态的实际需求而调整，并非一般市面上只提供华而不实且易用性低的模块。
云脉纸质文档管理解决方案现在已经广泛应用于政府机关、银行、电力、保险、电信运营商、图书馆、律师事务所等众多企事业单位，拥有识别率高、稳定性强、资源占用率低、系统适配性好等优势。

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