探究法则的真貌—支出 你有没有想过，我们到底有多少假日？如果是采取周休二日的制度，一年大约有一百二十五天，也就是一年的三分之一都在放假。 因为只能利用一年剩下的三分之二时间，让收入增加到自己所期望的程度，所以开公司当老板，的确很辛苦。任何企业的经营者，假日照常工作几乎都是理所当然的，我们也能了解他们为什麽要这样做。 八○／二○法则（巴烈图法则）非常有名，大部分的人都知道。例如二○％的客户带来了八○％的业绩，或是二○％的时间带来了八○％的成果，前二○％的企业占有业界八○％的利益。 巴烈图法则是经验法则，可以适用於各种不同的事物。而这个八○／二○法则也适用於企业的开支。换言之，只要能控制二○％的开支，就能影响整体开支的八○％。 问题是，「这二○％是什麽？」 其中一个不用说，就是进货成本、向外订购成本等变动成本。变动成本是会随着营业额的提高而增加的开支，进货成本、向外订购成本，包装纸费、运送费用等，都属於这种类型。经营就是希望营业额扣除这个变动成本的边际利益能够达到最大。因此，通常没有经营者会不介意这件事，一定会不断努力降低相关的开支。 那麽，与变动成本相反的，不管营业额增加或减少都不会改变的成本又如何呢？这种成本我们称做固定成本，包括了人事费用、电费、事务消耗品等。 有关这些固定成本，有什麽是比较重要的呢？ 放假不上班的时候，需要支出电费吗？那还用说，当然不必。 放假不上班的时候，需要支出电话费吗？ 虽然反覆问类似的问题有点罗唆，但答案当然还是不用。 你知道假日照样要支出的成本吗？ 相对的，有些费用，不管是年假或是黄金周，都必须要支出。利息、房租、各种租赁费用……银行就算自己放假，利息还是会照常收。房东也是这样，租赁公司当然也不例外。 不过，银行和房东这样做也有他们的道理。借给你的钱，在放假的时候，还是在你手上啊，租给你的办公室，遇上假期，里面照样摆着你公司的东西呀。就算自己放假，也照样要跟你收利息、算房租的银行或房东，并没有任何过失，但这些就成为不上班却照样得支出的费用。这种尽管放假还是得付出的成本，就是那二○％的成本。 更具体举例，还包括了人事费用、利息、各种租赁费用、税金、保险费等。而只要你掌握了这一块，就可以掌握成本的八○％。其他的成本是一年只有三分之二时间花费的成本，但这些成本却是一整年都得支出的成本，所以说起来也是理所当然的。 其次，我们并不是一整天从早到晚都在工作。一般来说，我们在公司上班的时间，只占一天的三分之一，多的话了不起也只有二分之一。换句话说，和房租等一整年都必须花费的成本相比，花费一般成本的时间，大概只占了一年的三分之二，甚至三分之一或五分之一的时间。 过度节省会造成反效果 但是，当公司营运不顺的时候，大家经常采用的一个作法，就是随手关灯节约用电，或是降低文具用品等的购买数量等等。连大企业也毫不在意的推动这样的方案。说实话，这简直就是白痴范本。不管你怎麽节省这类成本，它其实仍然是属於成本中那八○％的部分。 我不能说这样做没有任何效果，但最多也只有二○％的效果。而且这样做通常会产生反效果，使员工的士气一落千丈。 其实回到根本，企业经营者的工作是站在制高点来思考企业该如何生存发展，而不是罗罗唆唆的去管这些微不足道的小成本。归根结柢，只有在业绩长红的时候，为了创造企业文化与风格而去管这些小事，才会有效果，绝不能在企业遭遇困境的时候来做。 缺乏战略的节约会成为一场真正的悲剧。小鼻子小眼睛的节约，只是在挑软柿子来压榨，唯一的牺牲者是那些被公司大声斥喝要节约，然后在昏暗的灯光下继续工作的员工。经营者根本没有付出任何努力。 但是，削减这二○％部分的成本却是必须动脑筋下工夫，好好努力才办得的，也因此才会产生效果。然而，每次被忽略延宕的，也都是这类的成本。 

最近，企业引进按照专业能力或职务来叙薪，或是订出利益分配的规则，让人事费用成为变动成本的作法越来越多，雇用主妇在家工作等的情况，也开始慢慢普遍。 像我，虽然拥有四家公司，但却只有二名正式员工、二名计时员工，外加十名在家工作者，以及一名每周来帮忙一次的程式设计师，想尽办法把占二○％部分中影响最大的人事成本转化成变动成本。 有效削减成本的实例 针对房租，也必须彻底思考该如何节省。另一方面，我认为办公室一定要够宽敞，因为这是处理事务有效率的必要条件。不管你再怎麽动脑筋让工作系统化，一旦空间狭小，其他什麽都不用说。有足够的空间才能让事务处理有效率。此外，交通便利也是个大问题。 但是，办公室是个一年三分之二时间闲置着的空间，一定要想尽办法来降低租金。这就是交涉房租最让人感到刺激的地方。 事实上，我从来没有付过押金这种东西，不管我租什麽房子，我一定会跟房东讨论押金。租金当然是要杀价的，但是我也绝对不会忘记谈到押金。 为什麽呢？因为押金至少相当於三个月的租金，但支出这笔金额却无法列入成本中。世界上哪有这麽荒唐的支出？还有，租赁办公室时如果要装潢，费用会变成折旧摊提资产，这样的支出也无法全数列入成本之中。但是如果装潢的费用由房东负担，我搬出去的时候负责将房子复原，那麽让房子恢复原状所支出的费用，就可以全数列入成本中。 我会跟房东交涉到这种地步：降低房租、不付押金，同时屋内装潢希望能由房东来负担。我会任性的要求至此。 为什麽呢？因为我是客户嘛。而且，这方面的支出是绝对不能妥协的。许多人会由办公室的气氛或地点等来决定房租。这并没有什麽不好，可是如果想想看，这个地方一年有三分之二的时间你都用不到，你会怎样呢？我想就算冒着几次交涉破裂的风险，也应该坚持到底吧。 其他的成本也一样。总而言之，这是一年三百六十五天都必须支出的成本，所以要非常慎重，彻底的思考该如何削减才行。 目前已经在付的房租，要跟房东交涉降价，或是请银行延后偿还本金的时间等等，多少需要一些技巧，但并不是办不到。如果你有时间去要求员工节省电费，那我希望你立刻就开始交涉这些事。 我再说一次。节约成本必须是有策略的。所谓有策略的，是指要彻底管理进货成本等变动成本，以及三百六十五天都必须支出的费用。 小鼻子小眼睛的节约，是经营者无能的印记，请您务必要注意。