OCR文字识别软件，是一种利用OCR（Optical Character Recognition，光学字符识别）技术，将图片、照片上的文字内容，直接转换为可编辑文本的软件。识别语言种类涵盖中英文语种，便于之后档案分类和内容分析。有些档案因光线不足或逆光、分辨率不足等因素导致模糊，可利用基于信号处理和深度学习的图像处理技术，为其提供图像低光照增强、去雾、超分辨率重建等能力，美化图像.
档案信息的数字化、网络化、社会化是“互联网+”时代对档案管理的新要求，方便使用者更快、更准地查找所需档案和资料是服务社会服务民众的关键。我国档案的检索分类根据《中国档案分类法》类目细分规则，档案使用者往往不熟悉这些档案分类的类别。基于人工智能技术的智能检索同时考虑相关性和重要性，同时还可以采用各字段加权混合索引，获得的排序结果更加准确，可以把最相关的信息列在最前面，提高了检索速度和准确率。
总之，随着人工智能的智能化和学习化，可以给档案管理带来方便和效率。在大数据时代，档案管理中的数据信息量巨大。人工智能的智能化和自动化可以弥补人工档案管理的不足。智能分类、智能检索、智能安全保护，可以提高档案管理的文档管理系统质量和效率，更好地为用户利用档案，厦门云脉推出的云脉文档管理系统很好承接了这部分的创新工作，该系统不仅能用于图书馆、档案馆，也可广泛应用于教育机构、政府机关、企业、系统集成商等。