手动将项目存档：
减小 Outlook 数据文件 (.pst) 或 Exchange 邮箱的大小的一个有效方法是定期将旧项目存档。与传统备份不同，存档项目被移至一个单独的 Outlook 数据文件 (.pst) 中，而在传统备份中会创建 Outlook 项目的一个副本。通过打开该文件，您可以随时访问存档项目。
注意: 如果您的配置文件已包括 Exchange Server 帐户且您所属机构使用 Microsoft Exchange Server 联机存档，那么您的 Outlook 配置文件中的任何帐户将不会出现“存档”命令和功能。您的网络管理员也可以禁用此功能。
默认情况下，较早的 Outlook 项目自动存档时间间隔定期。有关自动存档的详细信息，请参阅使用自动存档备份或删除项目。
除了自动存档外，作为一种替代方法，还可以手动备份项目并将项目存档。手动存档更加灵活，它允许您准确地指定要在存档中包括哪些文件夹以及要使用哪个存档 Outlook 数据文件 (.pst)。
若要手动存档 Outlook 项目，请执行下列操作：
单击“文件”选项卡
单击“清理工具”。
单击“存档”。
单击“将该文件夹及其子文件夹存档”选项，然后单击要存档的文件夹。所选文件夹的所有子文件夹都会包括在这次手动存档中。
https://support.office.com/zh-cn/article/%E6%89%8B%E5%8A%A8%E5%B0%86%E9%A1%B9%E7%9B%AE%E5%AD%98%E6%A1%A3-ecf54f37-14d7-4ee3-a830-46a5c33274f6