OA协同办公系统是以人为中心，以提高执行力为目标，覆盖组织各部门、分公司，打破管理中的信息孤岛，上至组织最高领导，下至基层员工，全部在OA系统中处理基础工作，进行流程审批和文件查阅，从而实现各部门、各层级间的业务交互和信息传导，提高为决策效能和执行效率。
OA系统的需求整理，首先应从整个组织的高效协同出发，先找到一个组织共性的需求，然后才是关键部门的需求。有人先后研究了中国数十家协同OA厂商，仔细评估了超过200种常见协同OA的功能菜单，最后找到了那个共性的需求，这就是“协同”。
绝大多数的协同OA需求都是发问卷给相关人采集汇总而得来的，结果是依据企业各部门甚至个人的需求开发出来的协同OA软件，可能功能看上去非常丰富，但实际上却形成了一个个以部门为中心的应用孤岛。