首先，就是必须要分清，是发送不出去，还是接收不进来。
发送不出去的话，还要分清，是客户端发送不到服务器提示错误，还是发送出去了对方收不到己放收到退信。
接收不进来的话，挺简单，只要查看SMTP 出的日志即可。

然后就是一定要分清，到底单个邮件的问题，还是单个用户的问题，还是多个用户的问题，还是所有用户都有这种情况。很多人为了显的事情很紧急，会夸大问题的程度，其实只有一个用户的某封邮件的问题，夸大成所有用户所有邮件的问题。这其实是完全没有必要的，因为这样做的话，反而或误导问题的处理方向，可能会减慢处理的速度。
一般所有用户的问题，会主要从服务器的整体运行状况，最近网络变化，来判断问题。
如果是单个用户或者单个邮件的问题，一般是从退信等出发。


最后就是有些问题不要强求邮件服务器来解决。

很多情况下，比如别个公司发送给自己公司的邮件始终收不到，一般管理员的处理方式就是将对方加入到白名单，但是这并不是一个很好的解决方法，第一个所要做的就是怀疑对方的ip是否加入到了什么黑名单。如果的确是有进黑名单，更不可以将对方加入自己的白名单，应该做的是要求对方去处理他们的ip信誉。

还有一些情况，比如有个公司需要群发邮件，量非常大，一直说邮件服务器处理不过来，怎么要三四天才能发送完，其中做了很多增加服务器性能的调整，但是始终没有改善，最后检查下来，其实这个最大的限制出在带宽上，因为即使出口带宽能够100%被邮件服务器利用，按照每封邮件的大小来计算，将这些邮件不失败的全部传送出去也需要三天以上的时间。

还有一些服务器之间经常传输中断。导致邮件发送出现问题。最主要的特征就是传输数据的时候会超时，然后突然就中断了。这种情况一般就是网络问题造成的。但是有人就会觉得这种解释是在推卸责任。然后就用tracert检查丢包率给他看，但是即使丢包率上了50%他也能认为这是为了敷衍所设计出来的一个命令。其实遇到这种问题，最直接的方法，就是找到线路的接入商，让他进行线路测试和调整。